顧客管理 データベース Fullfree(フルフリー)

ユーザー管理

概要

ユーザー管理の機能を有効にすると、下記のことが出来るようになります。

共有データベースを開く際、ユーザーIDとパスワードの入力が必要になります。データベースを扱える人が限定され、ユーザーの行動を追跡出来るようになります。また、ユーザー毎に使える機能を制限したり、特定のデータを非表示にしたりも出来ます。セキュリティが向上します。

ユーザー管理の有効化

機能を有効化する前に、共有スペースに参加しているすべてのパソコンで共有DBを閉じてください。それから、データベースの共有管理の画面から [ユーザー管理の有効化] のボタンをクリックして下さい。

ユーザー管理の有効化

説明画面が出て [次へ] をクリックすると、管理者ユーザーのログインIDとパスワード、メールアドレスを決める画面になります。

管理者ユーザーの決定

内容を入力して [次へ] をクリックすると、入力したメールアドレスに確認コードのメールが届きます。それを次の確認コード欄に入力して [OK] して下さい。

確認コードの入力

機能が有効になったら、次は下記のログインに進んで下さい。

補足

ユーザー管理は共有スペース単位での設定です。例えば、会社の有料スペースと個人の無料スペースを切り替えて使っている場合、それぞれのスペースに属するユーザーは別々に管理されます。

各ユーザーでの操作

ログイン

ユーザー管理が有効に設定されている共有スペースでは、共有管理の画面や共有DBを開く時にログインが必要になります。

ログイン

ユーザーIDとパスワードを入力してログインして下さい。

パスワードを保存して、次回から自動的にログイン」をオンにしてログインすると、次回からは同じIDとパスワードで自動的にログインが行われて、手動でのログインが不要になります。

ログインするとメイン画面の右上や、共有管理の画面の右上にユーザー名が表示されます。

ログインユーザー

名前をクリックするとログインしたユーザーに対する操作メニューが表示されます。

ユーザーメニュー

ユーザー情報

ユーザー情報

ユーザーに関する情報です。表示名とメモが変更出来ます。表示名は画面上に表示される名前です。省略するとログインIDが表示されます。

パスワード変更

パスワード変更

ログインしたユーザーのパスワードが変更出来ます。変更前後のパスワードを入力して、[OK] をクリックして下さい。

パスワードをなしにする。」をオンにするとパスワードのチェックはされなくなり、ユーザーIDだけでログイン出来るようなります。誰でも利用出来るユーザーなどでお使い下さい。

自動ログイン

メニューから「自動ログイン」を選択する毎にオン/オフが切り替わります。オンにすると現在のユーザーIDとパスワードが保存されて、次回からは自動的にログインが行われます。

ユーザー管理

共有管理の画面の [ユーザー管理] ボタンをクリックするとユーザー管理の画面が表示されます。

ユーザー管理

リストの並び替え

画面を開いた時のリストの並びは登録順です。並び替えたい項目をクリックすると、クリックした項目の昇順、再度クリックで降順になります。

リストの並び替え

追加

ユーザーを追加するには追加ボタンをクリックしてください。

ユーザー追加

内容を入力したらOKボタンをクリックしてください。入力が必須なのはログインIDだけです。

  • ログインID: ユーザーを一意に特定するためのID、後で変更は出来ません。
  • パスワード: 初期設定のパスワード、空にするとパスワードなしになります。
  • グループ: アクセス権グループを選択して下さい。(アクセス権についてはこちら
  • 表示名: 画面に表示する名前、省略時はログインIDになります。
  • メモ: ユーザーに関するメモを自由に記入して下さい。

ユーザーを追加したら、利用する人にユーザーIDとパスワードを教えてログインしてもらって下さい。最初のパスワードは初期設定で、ログイン後パスワードの変更が強制されます。

編集

ユーザーの情報を編集するには、対象のユーザーを選択してから編集ボタンをクリックしてください。表示名とメモが変更出来ます。

ユーザー編集

パスワードは初期設定から変わっていない場合は内容が確認出来ます。初期設定から変更されると「設定済み」と表示され、内容は確認出来ません。

削除

ユーザーを削除するには、対象のユーザーを選択してから削除ボタンをクリックして下さい。尚、スペース管理者は削除出来ません。

パスワードのリセット

ユーザーがパスワードを忘れた場合に、パスワードをリセットする機能です。リセットするとパスワードは初期設定の状態になり、新たなパスワードが割り当てられます。

操作履歴

共有管理の画面の [操作履歴] をクリックすると、ユーザーが何を行ったかの操作履歴が表示されます。ボタンから検索が可能です。例えば、特定のユーザーが行ったことを追跡出来ます。

操作履歴

各項目の説明は下記の通りです。

  • 開始日時: 操作を実行した日時です。
  • 終了日時: 操作が「接続」の場合、接続を終了した日時です。
  • 操作: 実行した操作の内容です。
  • ユーザー: 操作を実行したユーザーです。
  • PC: 操作が実行されたパソコンです。
  • DB: 操作対象のデータベースです。
  • 補足説明: 実行した操作に対する補足説明です。

更新履歴

ユーザー管理を有効にすると、更新履歴に「ユーザー」の列が追加されます。誰が行った更新かが分かるようになります。

更新履歴

更新情報

カード形式で更新情報ボタンをクリックすると更新情報が表示されます。対象のレコードは誰が作成して、最後に更新したのは誰かが分かります。

更新情報

編集競合時の動作

ユーザー管理が有効な場合、同一レコードを複数のユーザーで編集しようとして競合すると、エラーメッセージに編集中のユーザーも表示されるようになります。

編集競合時のメッセージ

編集は先優先のため、先に編集を開始したユーザーは上記のエラーは起こりません。

スペース管理者のみの機能

スペース管理者がパスワードを忘れた場合

スペース管理者がパスワードを忘れた時のリセット手順について説明します。尚、他のユーザーがパスワードを忘れた場合は、スペース管理者に依頼してリセットしてもらって下さい。

まず、共有管理の画面の「パスワードを忘れました」をクリックして下さい。

スペース管理者のパスワードリセット(1)

説明の画面が出るので、「スペース管理者のパスワードをリセットします」のチェックをオンにしてから、[リセット実行] ボタンを押して下さい。

スペース管理者のパスワードリセット(2)

すると、スペース管理者のメールアドレスに確認コードのメールが届きます。確認コードを次の確認コード欄に入力して下さい。

スペース管理者のパスワードリセット(3)

パスワードがリセットされて、初期パスワードが表示されます。

スペース管理者のパスワードリセット(4)

スペース管理者のメールアドレス変更

スペース管理者のメールアドレスを変更するには、まず、スペース管理者でログインしてから右上の「スペース管理者」をクリックして、「スペース管理者メールの表示」メニューを選択してください。このメニューはスペース管理者でログインした場合のみ表示されます。

スペース管理者のメールアドレス変更(1)

現在のメールアドレスが表示されるので、[変更] ボタンをクリックして下さい。

スペース管理者のメールアドレス変更(2)

変更したいメールアドレスを入力して [次へ] をクリックして下さい。

スペース管理者のメールアドレス変更(3)

すると、入力したメールアドレスに確認コードのメールが届きます。確認コードを次の確認コード欄に入力して下さい。

スペース管理者のメールアドレス変更(4)

[OK] すると入力したメールアドレスに変更されます。

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