すべての項目を自由にカスタマイズ 顧客管理 データベース Fullfree(フルフリー)

データ共有

概要(クラウドで共有・同時編集)

作成したデータベースをクラウド上の共有スペースに保存することで、複数のパソコンからのアクセス・同時編集が可能になります。(注:データ共有機能を使わない場合はパソコンに保存されます)

電話着信時は、CTI接続している1台のパソコンで受信した着信情報が、クラウドを介してデータベースを開いているすべてのパソコンに送信され、すべてのパソコンで着信ポップアップ表示されます。

無料で5台までのパソコンで共有可能です。まずはデモデータを共有して動作を確認してみて下さい。

Fullfree のデータ共有機能の特徴

  • クラウドで提供(サーバー不要で、インターネット接続環境があると使えます)
  • ID・パスワードの管理・入力が不要(パソコン自体がIDでありパスワードになります)
  • ブラウザではなく、デスクトップアプリによる快適動作
  • 更新は即時(更新ボタンを押す必要はありません)
  • 同一データ同時更新時のデータ不整合対策(編集時のロック機構を備えています)
  • 共有有りでも無しでも動作可能(無しの場合はスタンドアロンで動かせます)
  • 無料から利用可能(無料スペースと有料スペースがあります)
最大のこだわりは快適さです(詳細)

ここがポイント

データ共有機能を使うと、Fullfree の動作がスタンドアロンモードからクラウドモードに切り替わります。クラウドモードではクラウド側のソフトと連携して動作しますが、スタンドアロンモードとほとんど遜色ない操作感を維持しています。

共有の手順

ステップ1. 1台目のパソコンで行うこと

まず、共有スペースを取得して下さい。無料スペースは無料で取得・ご利用出来ます。[ファイル]-[共有管理] メニューを選択すると「データ共有 最初のステップ」というウィンドウが表示されます。

「無料スペースを取得」を選択して下さい。

データ共有 最初のステップ

分かりやすい共有スペース名を付けたらOKして下さい。尚、この名前は共有スペースに参加したパソコンからしか見えません。

共有スペース名の指定

ステップ2. 2台目以降のパソコンで行うこと

[ファイル]-[共有管理] メニューを選択し、最初のステップから「PCトークンを発行」を選んで下さい。

尚、Fullfree PRO の場合はPCトークンを発行しなくても共有スペースに参加できるので、1台目のパソコンで参加させると(ステップ3.)この画面は表示されず、すぐに管理画面が操作できます。

データ共有 最初のステップ

PCトークンを発行したらこの内容を1台目のパソコンで入力します。

PCトークン

尚、PCトークンの発行は、管理画面の「PCトークン発行」ボタンからでも可能です。

誤って2台目のパソコンでも「無料スペースを取得」をしてしまった場合

1台目で取得した共有スペースとは別のスペースとなりますので、1台目のパソコンとはデータ共有出来ません。その場合は、管理画面の「参加PC」の下にある削除ボタンから参加を解除して下さい。

ステップ3. 1台目のパソコンで他のパソコンを共有スペースに参加させる

1台目のパソコンの管理画面から、追加ボタンを押して、共有したい2台目以降のパソコンを共有スペースに参加させて下さい。

他のパソコンを共有スペースに参加

ステップ2. で発行したPCトークンを入力して「参加」ボタンを押して下さい。(上段)

尚、Fullfree PRO のパソコンではPCトークンを発行しなくても参加可能です。管理者メールアドレス(購入時のメールアドレス)が同じパソコンの一覧がドロップダウンに表示されますので、選択して「参加」ボタンを押して下さい。(下段)

PCトークンの入力

ステップ4. データベースの共有化

データベースの作成にて、共有したいデータベースを作成し、開いて下さい。尚、共有機能がどんなものか試すにはデモデータを開くのが簡単です。

共有したいデータベースを開いた状態で、管理画面から追加ボタンを押して下さい。

共有スペースにデータベースの追加

名前を付けてOKするとデータベースが共有されます。

共有DB名

共有したデータベースはダブルクリックすることで開くことが出来ます。同じ共有スペースに参加した他のパソコンでも同様です。

共有DBを開く

尚、共有したデータベースと共有する前のデータベースは別のものとして扱われます。共有前のデータベースを操作しても、共有したデータベースには影響を与えません。

ワンポイント

共有してからテーブル定義データのインポートを行うことも出来ますが、先にスタンドアロンでデータベースを十分に準備してから共有した方が効率的です。無料スペースの接続時間も消費せずに済みます。

ステップ5. CTIシステムの設定

接続機器の設定は共有されません。ポップアップ設定カスタム通知設定は、データベースを共有する前の設定を引き継ぎ共有されます。

どのパソコンか1台をCTI機器に接続し、接続機器の設定を行ってください。ここで同じ電話番号に対し、複数のパソコンをCTI接続しないで下さい。違う電話番号に対し、それぞれ違うパソコンを接続するのは構いません。

例えば、ひかり電話ルータの場合、1台で複数のパソコンをCTI接続出来ますが、そうすると接続したパソコンの数だけ着信ポップアップが表示されることになります。

共有したデータベースで着信を受けると着信ポップアップに手のボタンが付きます。

データ共有時の着信ポップアップ

このボタンを押すと他のパソコンで表示されている同じポップアップが消えるので、電話応対する方がこのボタンを押して下さい。詳細はCTIシステム(データ共有機能を利用時)の説明をご覧下さい。

接続の確認

画面右下のアイコンの状態で正しく接続出来ているか確認出来ます。尚、すべてのパソコンで同じ共有データベースを開いてください。違うデータベースを開いてもデータの共有や着信ポップアップの表示は出来ません。

クラウドに接続すると雲のアイコンが青になり、CTI機器に接続するとプラグのアイコンが緑になります。

CTIシステムを利用しない場合

すべてのパソコンで青い雲のアイコンが表示されていることを確認して下さい。

トレイ:クラウド

雲がグレーの場合はクラウドに接続出来ていません。雲のアイコンが表示されない場合は共有DBではありません。

CTIシステムを利用する場合

CTI機器と接続するパソコンは1台だけで構いません。アイコンが下記の状態であることを確認して下さい。

  • CTI機器と接続しているパソコン:トレイ:クラウド+CTI接続
  • 上記以外のパソコン:トレイ:クラウド+CTI未接続

プラグのアイコンが表示されない場合は、CTIシステムを有効にしたデータベースではありません。

同時編集について

同じデータを複数人で操作し、Aさんが顧客の住所を更新するのと同時にBさんが電話番号を更新したら、Aさんの更新がBさんの更新で元に戻った、などといった不整合が起こらないようにロックの機構を備えています。また、複数ユーザで同時にレコードを追加しても、内容が混ざったりすることはありません。

データを編集するとレコード単位(行単位)でロックされます。子行のあるレコードは子行もすべてロックされます。ロックされるとそのレコードは、他のパソコンでは閲覧のみ可能となります。編集を確定するとロックが解除されます。

ロックの状態は、表形式だと各行左のアイコンで、カード形式だと画面左下のメッセージで確認出来ます。

表形式のアイコン
  • 編集:編集開始(ロックなし)・・・ロックが獲得できず編集出来ない可能性あり
  • 編集中:編集中(ロック獲得済み)
  • 確定中:編集確定中・・・このアイコンが消えるとロック解放
カード形式のメッセージ
  • 「編集中」:ロック獲得中 or 獲得済み・・・ロックが獲得できず編集出来ない可能性あり
    ※関連テーブルの場合は各行に表形式のアイコンが表示
  • メッセージなし:ロックなし

尚、編集確定した内容は共有データベースを開いたすべてのパソコンに即時に反映されます。更新ボタンなどを押す必要はありません。

管理画面

管理画面は、[ファイル]-[共有管理] メニューから開きます。各機能について説明します。

データベースの共有管理

画面上段
  • 確定中:最新の情報に更新します。
  • 「PCトークン発行」:共有スペースへの参加で必要なPCトークンを発行します。
  • 「共有スペース」ドロップダウン:複数のスペースを切り替えます。
  • メニュー:メニューを開きます。(共有スペース名の変更などが可能)
共有データベース
  • 追加:現在開いているデータベースを、共有データベースとして追加します。
  • 削除:選択した共有データベースを削除します。
  • 開く:選択した共有データベースを開きます。
  • 「名前変更」:選択した共有データベースの名前を変更します。
  • メニュー:メニューを開きます。(共有データベースの操作が可能)
参加PC
  • 追加:共有スペースにPCを参加させます。
  • 削除:選択したPCを共有スペースから解除します。
  • メニュー:メニューを開きます。(自PC名の変更が可能)
共有スペースの制限値(スペース毎の制限)

共有スペースにはスペース毎の制限値があります。現在の使用量と制限値は画面下部に表示されています。

  • 共有DBの数
  • スペース内の総レコード数
  • 月間接続時間(無料スペースのみ)
  • 参加PC台数

「月間接続時間」は、1ヶ月間に共有データベースを開いている時間の合計です。翌月になるとリセットされます。カウントの精度は秒単位ですが、1回の接続当たりの最低時間(1時間)があります。そのため、1時間以内に何度も開いて閉じてと繰り返すより、開いたままで使った方がお得です。

共有DBを非共有DBとしてダウンロードする方法

データベースを共有化するのとは逆に、共有化したデータベースをダウンロードしてスタンドアロンで使うことも可能です。(Fullfree PRO のみの機能)

ダウンロードしたいデータベースを選択したら、「共有データベース」のエリアにあるメニューボタンから [非共有DBとしてダウンロード] というメニューを選択して下さい。

非共有DBとしてダウンロード

ダウンロードしたファイルは、<データベース名>.ffdb というファイルをダブルクリックすると開けます。

エラー対応

セーフモードで起動

共有DBがエラーで開けなくなったなど、共有DBの動作が不正な場合はセーフモードで起動してみて下さい。パソコンに一時保存されたデータを一旦削除して共有DBを開きます。ウィンドウのサイズや位置などの情報がクリアされます。

操作方法は、スタート画面の最近使ったファイルの一覧にマウスを当てて、メニューを表示して、[セーフモードで起動] を選択して下さい。

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