すべての項目を自由にカスタマイズ 顧客管理 データベース Fullfree(フルフリー)
CTIを無料で導入する手順とポイント

CTIとは

CTI とは電話連動を意味します。顧客管理システムを電話連動にすることで、電話着信と同時に電話番号に対応した顧客情報を自動で表示出来ます。一般的には、導入は業者が行い高価ですが、自分で導入すると無料で済みます。自分で導入する手順とポイントを分かりやすく説明します。

よくある誤解

CTIC はコールセンター (Call center) の C ではありません。コンピュータ (Computer) の C です。高価なため、コールセンターくらいでしか利用が広まっていませんが、電話で受付を行い、受付の効率化や客単価を上げたいすべての業種で有効です。

パソコンとCTI機器の接続

電話回線、あるいは、ご利用の電話機によって接続方法が異なります。ご利用の環境に合ったものを下記から選択して下さい。

電話機に着信番号が表示出来る状態になっている必要があります。携帯電話のように標準で着信番号が表示される場合を除いては、電話会社とナンバーディスプレイ契約が必要です。

複数の機器を使って複数回線の着信を扱うことも可能です。尚、ひかり電話やISDNの場合は一つの機器で同時に2人まで通話できます。

ポイント

電話回線はNTT社のひかり電話がお勧めです。NTT社から提供されるルーターにCTI用の機能があるため、別途CTI機器が不要になります。

Fullfree のインストール

CTIシステムとしては Fullfree を使います。数あるCTIシステムの中で汎用性が一番高く(エクセルやアクセスに近い)、価格は一番安い(無料版がある)という特徴があります。顧客管理システムを自分でフルカスタマイズ出来るので、カスタマイズ費用も無料で済みます。

ダウンロードへ

Fullfree をダウンロードして、パソコンにインストールして下さい。Fullfree についてはこちらをご覧下さい。

使い方の確認

まずはデモデータで基本的な使い方を確認してください。Fullfree を起動して、「注文管理」のボタンを押してみましょう。尚、使い方の詳細は「使い方」の「CTIシステム」をご覧下さい。

注文管理デモ

CTIシミュレーションのダイアログボックスで電話着信の動作を確認出来ます。詳細ボタンボタンを押して電話番号を選択してみて下さい。

電話番号を選択

下記の様な着信ポップアップが表示されます。尚、ポップアップに表示する項目はフルカスタマイズ出来ます。

着信ポップアップ

ポップアップは概要表示ですので、顧客情報の詳細を表示するには「顧客」をクリックします。注文を受ける時は「注文」をクリックします。「注文」は、設定で「予約」や「問い合わせ」など自由に出来ます。

新規客の場合

新規客、つまり、電話番号の登録のない方は「<新規>」と表示されますのでクリックして顧客情報を登録して下さい。

新規客のポップアップ

データを入力して確定ボタンを押して下さい。尚、顧客データの項目はフルカスタマイズ出来ます。

新規顧客カード

ポップアップの顧客名が反映されます。注文の場合は更に注文ボタンを押して下さい。

着信ポップアップに反映

尚、注文データの項目はフルカスタマイズ出来ます。

既存客の場合

既存客、つまり、電話番号の登録のある方はポップアップに名前が表示されます。

既存客のポップアップ

顧客情報の詳細を表示するには「顧客」、注文データを入力するには「注文」のボタンを押して下さい。

実際の着信

実際に電話着信を受けるには設定が必要です。デモデータを使って設定してみましょう。[CTI]-[CTI設定] で設定画面を開きます。自動検出に対応している機器の場合は自動検出ボタンを押すだけで設定が終わります。

自動検出・自動設定

自動検出で検出出来なかったら、追加ボタンを押して接続する機器の設定を追加して下さい。詳細は「CTI接続機器の設定」の「手動で設定する方法」を参照して下さい。

設定が終わったら接続ボタンを押して下さい。あるいは、[CTI]-[接続] メニューからでも接続出来ます。正常に接続出来ると画面右下のプラグアイコンが緑になります。

CTI接続中

電話を掛けて着信動作を確認してください。

実運用

データベースの作成

デモデータは保存されないので、実運用ではまずデータベースの作成が必要です。[ファイル]-[新規作成] メニューからデータベースを新規作成して下さい。

データベースの作成

「以下、デモデータと同じに設定」のボタンを押すと設定内容をデモデータと同じに出来ます。一番近い用途を選択して下さい。

デモの設定から選択

ポイント

「すべて自分でテーブルを設定する」を選択するとゼロからテーブルを定義できますが、一番近い用途のものを選択して、それを元に追加・削除した方が簡単です。着信ポップアップや着信履歴の設定も設定済みの状態からカスタマイズ出来ます。

カスタマイズ

データベースを作成したら、テーブル名を右クリック → テーブル定義 で各テーブルをカスタマイズ出来ます。

テーブル定義の開き方

テーブルを追加するには、テーブル一覧末尾の追加ボタンをクリックして下さい。

テーブルの追加

カスタマイズの詳細は「テーブル定義」をご覧下さい。カスタマイズ不要なら特に何もする必要はありません。

着信ポップアップのカスタマイズは [CTI]-[CTI設定] メニューから設定ダイアログを開き、着信ポップアップのタブで行います。詳細は「CTIポップアップ設定」をご覧下さい。

接続設定

デモデータで行ったように、[CTI]-[CTI設定] メニューから接続機器の設定を行って下さい。詳細は「CTI接続機器の設定」です。

インポート

既存の顧客データがある場合はインポート出来ます。インポート対象のテーブル(通常は「顧客」テーブル)を表示して、[ファイル]-[インポート] メニューを実行して下さい。インポート機能の使い方は「インポート」をご覧下さい。

インポートした後に更にカスタマイズすることももちろん可能です。

ポイント

ゼロから自分でテーブルを作成した場合は、インポートする前に電話番号の書式が「電話番号」になっているか確認してください。設定済みのテーブルを利用する場合は、あらかじめ設定されていますので確認の必要はありません。

自動接続

すべての準備が整ったら、[CTI]-[接続] メニューを実行してCTI機器と接続しましょう。パソコンを起動したら自動的にデータベースを開いて接続するようにも出来ます。

[管理]-[常駐する] メニューから常駐を指定すると、パソコンを起動したら指定のデータベースが自動的に開くようになります。また、ウィンドウの×ボタンを押しても Fullfree は終了しません。常駐機能の詳細は「常駐」をご覧下さい。

常駐設定画面

[CTI]-[接続] メニューの接続機器設定で、「起動時に自動的に接続する」をオンにするとデータベースを開いたら自動的にCTI接続が行われます。

起動時に自動的に接続する

便利な使い方

複数台のパソコンで利用

着信ポップアップを複数台のパソコンに表示し、すべてのパソコンで顧客データや注文データなどを共有することが出来ます。

パソコン複数台での利用

1台のパソコンで接続・設定が出来たら、「データ共有」の機能をご利用ください。

インターネットに接続出来ればいいので、物理的に離れた拠点でも共有可能です。拠点毎に着信ポップアップの表示をグループ化し、全拠点で顧客データを共有化することが出来ます。

顧客情報を共有

各拠点毎にグループ化するには「複数の電話番号の使い分け」をご覧下さい。

既存システムを電話連動に

Fullfree と連携することで既存のシステムに着信番号を通知することが出来ます。

他システムと連携

通知方法は下記の種類があります。

  • クリップボードにコピー
  • ファイルに書き出し
  • ブラウザを開く(URLに電話番号を含める)
  • プログラムを実行(起動パラメータに電話番号を含める)
  • プログラミング言語で取得(VBA, VB, C#など)

使い方は「CTIカスタム通知設定」をご覧下さい。

具体例として Gmail と連携する方法を紹介します。注文メールを Gmail に転送しておけば、電話着信と同時にお客様の過去の注文一覧が表示出来るようになります。設定方法は「Webシステムとの連携例」をご覧下さい。

未登録の電話番号で誰か知る方法

CTIカスタム通知設定」を利用すると別のシステムと連携することが出来ます。そこで、未登録の電話番号からの着信時にネット検索して相手が誰か自動的に調べる方法を紹介します。

検索サイトとしては jpnumber を利用してみます。[CTI]-[CTI設定] メニューから設定画面を開き、「カスタム通知」のタブを下記のように設定して下さい。

jpnumber を検索

URLは http://www.jpnumber.com/searchnumber.do?number={Tel} です。番号通知の着信で、電話番号が登録されていなかった場合のみ、電話番号検索サイトを開いて検索します。

その他

自社製品に CTI 機能を付加して販売

自社利用だけでなく、自社製品に CTI 機能を付加して販売するための仕組みがあります。わずかな工数で対応出来、販売後の保守も含めて低コストで済みますので、手軽に製品価値を上げることが出来ます。

xCTI

電話番号を扱う製品をお持ちの場合は、CTI 機能の追加を検討してみてください。詳細は「xCTI」をご覧下さい。

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