顧客管理 データベース Fullfree(フルフリー)

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Fullfree はフリーのデータベースソフトでもあります。エクセルをデータベース化した感じで、カード型でも表示出来ます。クラウドで共有・同時編集も、エクセルのようにスタンドアロンでも使えます。Access より簡単です。

データベースソフトの比較

データベース

データベースソフトは様々な製品がありますが、比較すると大きく二つの種類に分かれます。

  • 単体で使えるもの(一般ユーザー向け):Access, FileMakerFullfree はこちら側のソフト
  • 単体では使えないもの(開発者向け):Oracle, SQL Server, MySQL, PostgreSQL

後者はシステム開発の一部品として使うものです。単体ではほとんど意味をなしません。「エクセルでのデータ管理が大変になってきたからデータベースソフトを使おう」という場合に利用すべきソフトは前者になります。

前者のソフトは一般ユーザーを意識しているので、SQL(データベース用の問い合わせ言語)を書かなくてもレコードが簡単に抽出できます。(Fullfree では検索機能

リレーショナルデータベース (RDB)

上記のソフトは Fullfree 以外、すべてリレーショナルデータベース(RDB)です。(Fullfree のデータベースは RDB が更に柔軟になっています)

そして、リレーショナルデータベースの特徴はリレーションシップです。リレーションシップ(Fullfree の用語では「リンク」)が使えるようになると、データ管理の幅が広がります。データベースソフトの「面白さ」が分かるでしょう。

ただ、Access で挫折する人が多いのもリレーションシップと言われています。

リレーションシップをもっと簡単に、より強力に

リレーションシップとは2つの表を関連づける機能です。Fullfree では、リレーションシップに相当する機能は「リンク」と呼びます。リレーションシップより簡単で強力になっています。

1操作で関連づけが完了

RDB のリレーションシップでは事前にキーを用意する必要があります。事前作業があるので1操作で関連づけは出来ません。Fullfree のリンクではキー不要で関連づけが出来ます。(テーブルリンク) 1操作で完了です。

尚、キーを使って RDB のリレーションシップと同等の事も出来ます。(自動リンク

多対多をサポート

「1対多」と「多対多」

一般的に RDB では1対多のリレーションシップしかサポートしていません。データが多対多の関係にある場合、1対多を複数組み合わせて多対多を実現することになります。

Fullfree では多対多をサポートしています。Fullfree は1つのセルで複数の値を管理出来ます。これが多対多のサポートにつながっています。

Fullfree の特徴

フリーソフト

Fullfree はフリーソフトです。ダウンロードして自由にお使い下さい。有料の上位版(Fullfree PRO)もあります。主な違いは利用出来るデータ量です。無料でも有料版のほとんどの機能が使えます。違いの詳細はこちらをご覧下さい。

使ってみて気に入ってもらえたらご紹介頂けると幸いです。

エクセルのようなデータベース

通常、データベースソフトの習得にはエクセルの習得より時間が掛かります。Fullfree はエクセルに比較的近いため、既にエクセルが使える方なら少ない時間でデータベースソフトが使えるようになります。

計算式がエクセル互換

エクセルと同様に文字列、日付、数値混在で計算式が書けます。エクセル同じ関数を約100個サポートし、エクセルの知識がそのまま活かせます。

帳票のテンプレートはエクセル

請求書や納品書などの帳票がエクセルで作成できます。それに Fullfree がデータを流し込んで印刷します。印刷時にエクセルは不要です。代表的なテンプレートはネットで多数公開されていますので、探せば自分で作る必要さえありません。

更に、ラベルも印刷できます。ラベルはエクセルで作るのは大変なので Fullfree に生成機能があります。A-oneとコクヨのラベル800種類以上に対応しています。手動定義も可能です。

エクセルの限界

エクセルでうまく管理出来るのは表のデータまでです。明細行のある納品書のデータを管理しようとすると、こうなってしまいます。

エクセルで注文一覧

1データ、1ファイルです。明細行があると全データを1枚の表には出来ないので、エクセルではうまく管理出来ません。顧客毎に売上げを集計しようとしてもこの状態では難しいです。

Fullfree だと階層データが管理出来るので、一覧表に出来ます。

Fullfree で注文一覧

より柔軟なデータ管理が可能です。紙の納品書が必要な場合は、出力機能で納品書を出力出来ます。

クラウドでデータベースの共有、複数PCでの同時編集

Fullfree にはスタンドアロンモードとクラウドモードがあります。モードの切り替えは意識する必要はありません。データ共有機能を使うと自動的にクラウドモードになり、クラウド側のサーバーと通信します。データベースを複数のPCで共有出来るようになります。

離れた場所でデータ共有

インターネット接続が出来ればデータ共有出来ます。別途サーバーなどは不要です。東京支店と大阪支店などのように、物理的に離れた場所でのデータ共有が出来ます。

他ユーザーが編集中でも閲覧可能、編集は禁止

同時編集のシステムとしては、恐らく最も好ましい共有の形態です。他ユーザーが編集していてもデータの参照は出来ます。変更だけが禁止されます。また、変更禁止が分かるのは、データを書き換えた後の確定のタイミングではなく、変更を始めようとしたタイミングです。

ロックの単位は、レコード単位(行単位)です。複数のユーザーが同時に行を追加しても、データが混ざったりすることはありません。正しく複数の行として追加されます。

データは共有、表示はユーザー毎

例えば、エクセルの場合はデータも表示も共有されます。誰かが購入金額順で見たいと行の並び替えを行うと、次にそのファイルを開いた人もその順序での表示になります。Fullfree ではデータだけを共有します。並び順や検索条件など表示に関するものはユーザー毎の管理です。

尚、並び順や検索条件などは、お気に入り画面保存の機能で名前を付けて共有することが出来ます。全ユーザーの標準画面とすることも可能です。

データの整合性を確保するトランザクション

Fullfree は、データベース用語で「トランザクション」と呼ばれる機能をサポートしています。トランザクションとは複数の処理を一纏めに実行する機能で、何も更新していないか、すべて更新が終わったかの状態しか存在しません。更新中に別のユーザーがデータをアクセスしても、一部だけ更新されたデータをデータベースが返すことはありません。

カード型で編集すると、別の表に存在する複数の関連情報が変更出来ますが、処理はトランザクションで実行されます。つまり、一部の情報だけが反映された中途半端な状態は存在しません。

まるで更新履歴のような自動バックアップ

データを更新する度にクラウドで更新履歴が保存されます。いつ、どのパソコンから、どう変更したかを追跡できます。そして、この更新履歴は実はバックアップ一覧です。各履歴の時点にデータベースをリストアすることが出来ます。マルチユーザーに対応したアンドゥ(編集のやり直し)のような機能です。

更に、有料版では各履歴の時点のデータベースをダウンロードして、スタンドアロンで動かすことが可能です。データを入力して、当時の計算式で結果を確認したり、当時のフォーマットで帳票を印刷したり出来ます。

カード型表示

エクセルのような表での表示の他、カード型でも表示出来ます。リンクしているすべての情報がタブで表示され、タブのレイアウトは自由に変更出来ます。1画面に全部並べて表示することも可能です。

カード型の表示

尚、リンク(RDB の用語では「リレーションシップ」)を活用する典型例は顧客管理です。顧客毎に注文データや問い合わせデータなど、様々な情報を関連づけて管理出来ます。すると、顧客毎に総購入額 (LTV) などが計算できます。誰が上客か、どんな傾向があるか、一目瞭然です。

顧客管理ソフトはデータベースソフトに行き着く」と言っていいくらい顧客管理とは相性がいいです。そして、Fullfree は電話とPCを連動出来る顧客管理ソフトでもあります。電話連動の機能をオフにするとデータベースソフトになります。

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