顧客管理 データベース Fullfree(フルフリー)

出力(帳票印刷)

概要

請求書、領収書、見積書、納品書などの帳票が自由に出力できます。出力先はプリンターへの印刷の他、Excel、PDF、HTML ファイルにも出力できます。

テンプレートは Excel または、無料の互換ソフト(LibreOfficeなど)で編集出来ます。テンプレートの編集をしない場合(印刷やPDF出力などのみの場合)は、Excel は不要です。出力できる項目は、カード形式で表示されるすべての項目です。(階層のデータ、関連レコード含む)

ネットで無料公開されている多数の Excel テンプレートをそのまま Fullfree の出力テンプレートとして使うことが出来ます。また、テンプレートが Excel ファイルのため、帳票作成の外注化も容易です。

出力の手順

出力テンプレートの新規追加~出力実行までの流れ

出力処理の流れ

出力画面の表示

帳票出力したいテーブル、もしくはレコードの出力アイコンアイコンをクリックして出力画面を表示します。

出力画面の表示

出力画面の表示

ワンポイント

どのテーブルの出力アイコンアイコンをクリックするかで出力できる項目が変わります。例えば、顧客毎の注文履歴を出力したい場合は顧客テーブルの、また、注文書を出力したい場合は注文テーブルの出力アイコンアイコンをクリックして下さい。

出力画面から出力テンプレートの生成・選択、帳票の印刷・出力が行えます。出力テンプレートの生成を行う場合は、アイコンをクリックします。

出力画面

テンプレート新規作成

テンプレート新規作成の画面が表示されるので、Fullfree の汎用テンプレートを使用するか、既存の Excel のテンプレートを使用するかを選択します。Excel テンプレートを使用する場合は、ボタンをクリックして使用する Excel ファイルを選択するか、パスに直接 Excel ファイルのパスを入力してください。

テンプレート新規作成

[次へ」をクリックすると次に進みます。

出力テンプレート生成(Fullfree の汎用テンプレートを選択した場合)

項目の横のチェックボックスのチェックを外すと、その項目を出力対象から外すことができます。

項目選択

繰り返し

アイコンが繰り返しアイコンになっているのは階層や関連テーブルの項目で、項目が繰り返し出力されます。項目名をクリックすると項目の出力方法を指定できます。

項目選択(繰り返し/行・列の挿入)

[繰り返し方法] について
[行・列の挿入]

行または列を挿入しながらデータを出力します。そのため、出力するページ数が変わる可能性があります。もし、出力するデータがない場合は繰り返しのヘッダ・フッタ部分も含め何も出力されません。

[レイアウト固定]

最大 [繰り返し数] だけ並べて出力します。元のレイアウトを変更しないので固定フォーマットで出力したい場合に利用して下さい。[レイアウト固定] の場合は繰り返し数の指定が必須です。

複数値

アイコンが複数アイコンになっているのはテーブル定義で「複数値」設定された項目で、項目名をクリックすると出力する時のデータ数を指定できます。

項目選択(複数値)

[生成したテンプレートを編集する] のチェックを外すと、項目割り当てをスキップします。
[次へ」をクリックすると次に進みます。

項目割り当て

出力する項目を割り当てます。Fullfree の汎用テンプレートを使用している場合は、項目割り当てが行われた状態になっています。既に割り当てている項目はオレンジ色で表示されており、ドラッグすることで移動できます。割り当てを取り消す場合は、右上の項目名の横のチェックを外します。

項目割り当て

項目を割り当てる場合は、割り当てたいセルをクリックしてから右上に表示されている項目名をチェックしてください。

項目割り当て

項目の割り当ては、割り当てたいセルを右クリックして表示される項目名を選択することでも行えます。

項目割り当て

複数回繰り返し出力される項目を選択すると、データの出力方法を指定できます。

項目割り当て

  • 繰り返し方向:データを縦に並べる場合は [↓]、横に並べる場合は [→] を指定します。
  • 繰り返し方法:データ数に応じてテンプレートを引き延ばす場合は [行・列の挿入]、テンプレートのレイアウトを変更しない場合は [レイアウト固定] を指定します。[行・列の挿入] でデータがない場合は、割り当て領域が削除されます。
  • 繰り返し数:最大出力するデータの個数を指定します。[レイアウト固定] を指定した場合は指定必須です。
  • サイズ:繰り返し表示をする際の余白、ヘッダ、フッタを指定します。詳細は後述します。

テーブル定義で「複数値」設定された項目を選択すると、データの出力数を指定できます。

項目割り当て

[複数値] の横のボタンを押すと複数値設定画面が表示されます。

複数値設定

複数データの何番目からいくつ出力するのか、出力方向が縦方向(↓)なのか横方向(→)なのか、出力する時のセル間隔を指定できます。

項目割り当て画面のその他の機能について説明します。

項目割り当て

  • 出力対象シート:Excel ファイルから読み込んだテンプレートのどのシートを出力(印刷/PDF化など)するかを指定できます。項目割り当ては別のシートにも可能です。
  • 割り当てを表示:チェックを外すと、選択中の項目以外の割り当て項目を非表示にします。
  • 詳細:[繰り返し] と [項目] の表示・非表示を切り替えます。
  • 割り当て項目のみ表示:右上に表示している項目一覧から割り当てを行っていない項目を非表示にします。
  • テンプレート編集:テンプレート編集画面が表示されます。現在のテンプレートを Excel で編集出来ます。

テンプレート編集

テンプレート編集

  • テンプレートの取り出し:使用中のテンプレートを Excel ファイル出力します。[項目位置をコメントで出力する] をチェックしておくと、割り当てた項目を Excel のコメントとして一緒に出力します。このコメントの位置を Excel で編集(移動)することで、項目の出力位置を変更出来るようになります。
  • テンプレートの登録:テンプレートとして使用する Excel ファイルを Fullfree に読み込みます。

[次へ」をクリックすると次に進みます。

プレビュー表示

出力内容の画面イメージを確認できます。

プレビュー表示

[次へ」をクリックすると次に進みます。

テンプレート名指定

編集したテンプレートを Fullfree に登録します。テンプレート名を入力して [OK] をクリックします。Fullfree に登録せずに使用したい場合は、[テンプレート登録せずに利用] にチェックをしてから [OK] をクリックします。テンプレート登録しなかった場合は、出力画面を終了した時点で生成したテンプレートは消去されます。

テンプレート名指定

1 つのデータベースに登録できるテンプレート数は、Fullfree(無料版)で 1、Fullfree PRO で 50 です。

出力実行

出力に使用するテンプレート、出力対象のレコードを選択した上で、帳票出力を行います。[プレビュー] をクリックすると、プレビュー表示することができます。

印刷する場合は [出力先] に [プリンター] を、[プリンター出力詳細] の [プリンター] に出力対象のプリンターを指定した上で [OK] をクリックしてください。

出力画面

ファイル出力する場合は [出力先] に [Excel]、[PDF]、[HTML] のいずれかを、[出力詳細] の [フォルダ] に出力先のフォルダを、[ファイル名] に [テーブル名] か [レコード] を指定した上で [OK] をクリックしてください。出力対象のレコードの数だけ指定したファイル名に数字の連番を付けたファイルが出力されます。[フォルダ] を指定しない場合は、「ドキュメント > Fullfree > output」フォルダに出力されます。

出力画面

個別の詳細説明

テンプレートの編集・削除

生成したテンプレートの編集と削除は、出力画面で対象のテンプレートを [出力テンプレート] に指定した上で、編集アイコン、削除アイコンをクリックすることで行えます。

出力画面

また、[管理] メニューから [出力テンプレート] を選択すると表示される出力テンプレート管理画面からも行うことができます。

出力テンプレートメニュー

対象のテンプレートを選択した上で、編集アイコン、削除アイコンをクリックすることでテンプレートの編集・削除が行えます。また、[名前変更] をクリックすることでテンプレート名を変更することもできます。
この他、追加アイコンをクリックすることで、テンプレートの追加も行えます。

出力テンプレート管理

繰り返しデータの余白・ヘッダ・フッタについて

余白・ヘッダ・フッタは、階層や関連テーブルのように複数回繰り返してデータが出力される際の繰り返し部分の前後に入れる空間の幅を指定するものです。

前余白と後余白は、繰り返される各データの前後の空間の幅を指定します。ヘッダとフッタは、繰り返される一連のデータの前後に1回だけ挿入する空間の幅を指定するものになります。

サイズ設定

横方向(→)表示の場合は、余白・ヘッダ・フッタの方向も横方向(左から右へ)になります。

サイズ設定

TIPS

Excel の機能を使って多彩な帳票が作成可能です。代表的な機能を紹介します。

敬称の付加

名前に「様」のような敬称を自動で付加するには、Excel ファイルを使用してセルの書式設定を行います。

Excel 上で名前を出力したいセルを右クリックし、[セルの書式設定] を選択します。(画面の例は Excel 2019 です。Excel のバージョンによって、表示されるメニューは多少異なります。)

Excelのセルの書式設定

セルの書式設定画面の [表示形式] タブの [分類] から [ユーザー定義] を選択し、[種類] に

@"様"

と入力して、[OK] をクリックします。

Excelのセルの書式設定

この Excel ファイルを使用して項目割り当て画面に進み、書式設定を行ったセルに名前の項目を割り当てます。

敬称の付加

以上の手順で、名前の出力に「様」が付加されるようになります。

敬称の付加

付加する敬称の自動切り替え(別シートを利用したデータの加工)

名前に「会社」を含む場合は「御中」を、そうでない場合は「様」を付加するというように、条件によって付加する敬称を自動で切り替える方法を紹介します。

まず、Excel で空のシートを作成します。ここではシートの名前を「Sheet2」としています。後の項目割り当ての手順で、このシートの A1 セルに名前を割り当てます。

Excelの空シート

次に、出力対象のシート(ここでは「Sheet1」)の名前を出力したいセルに計算式を入力します。

=IF(COUNTIFS(Sheet2!A1,"*会社*")>0,Sheet2!A1&"御中",Sheet2!A1&"様")

計算式中の「Sheet2!A1」は、実際に参照するシート名とセルの位置を指定するようにしてください。

Excelの計算式の入力

この Excel ファイルを使用して項目割り当て画面に進み、Sheet2 の A1 セルに名前の項目を割り当てます。また、[出力対象シート] は Sheet1 を選択します。

敬称の付加

以上の手順で、「会社」が含まれる場合は「御中」が、そうでない場合は「様」が付加されて名前が出力されるようになります。

敬称の付加

敬称の付加

数値の3桁区切り表示(書式設定)

数値を3桁区切りで表示するには、Excel ファイルを使用してセルの書式設定を行います。

Excel 上で数値を出力したいセルを右クリックし、[セルの書式設定] を選択します。

Excelのセルの書式設定

セルの書式設定画面の [表示形式] タブの [分類] から [数値] を選択し、[桁区切りを使用する] をチェックして [OK] をクリックします。

Excelのセルの書式設定

この Excel ファイルを使用して項目割り当て画面に進み、書式設定を行ったセルに数値の項目(ここでは今月売上)を割り当てます。

数値の3桁区切り表示

以上の手順で、数値が3桁区切りで出力されるようになります。

数値の3桁区切り表示

印刷日の挿入(Excel関数の利用)

出力に印刷日を挿入するには、Excel ファイルを使用して計算式を入力します。

Excel で印刷日を挿入したいセルに計算式を入力します。

=TODAY()

Excelの計算式の入力

この Excel ファイルを使用して項目割り当てを行うと、計算式を入力したセルに出力を行った日付が挿入されるようになります。

印刷日の挿入

印刷日の挿入

印刷範囲を1ページに収める

1レコードの印刷が2ページ以上になった場合、Excel ファイルの印刷の設定を行うことで印刷範囲を1ページに収めることができます。

使用する Excel ファイルを Excel で開き、[ファイル] メニューから [印刷] を選択します。デフォルトでは [拡大縮小なし] となっているので、ここをクリックして [シートを1ページに印刷] をクリックします。このように設定を変更した Excel ファイルを使用すると、印刷範囲が1枚に収まります。

印刷設定

Fullfree の汎用テンプレートを使用している場合は、テンプレート編集でテンプレートの取り出しを行って Excel ファイルを出力すると同じように印刷設定を行うことができます。

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