すべての項目を自由にカスタマイズ 顧客管理 データベース Fullfree(フルフリー)

CTIシステム

CTIシステムとは

CTIシステム

CTI (Computer Telephony Integration) システムとは、コンピューターと電話を統合したシステムの総称です。電話連動したシステムと言えます。

メリット

顧客管理システムなら着信電話番号から顧客情報を検索して、自動的に顧客情報を表示出来ます。過去の対応履歴などを確認しながら電話が出来て、顧客毎のきめ細かい対応が可能になります。

予約システムなら会員番号を聞いて顧客を特定していた作業が効率化できます。着信電話番号から自動的に顧客が特定出来ます。

高価で融通の利かないCTIシステム

CTIシステムの導入は一般的には業者が行います。システムをカスタマイズするにも業者に依頼する必要がありました。中にはデータのインポートさえ業者に依頼しないと出来ないシステムもあります。このように、人手を掛ければ掛けるほど価格は上がってしまいます。

また、CTIシステムのカスタマイズ性はほとんどないことが多く、自社の業務に合った運用をしようとすると、顧客管理や予約管理の部分は別会社のシステムを利用することになったりします。つまり、費用は更に上がります。

もっとひどいシステム

費用面よりもっとひどいのはエクスポート機能がないシステムです。契約前に顧客データをエクスポート出来るかどうかは少なくとも確認しておいた方が無難です。大切な顧客データを囲い込まれてしまいます。

Fullfree で解決

フリーソフトの Fullfree は、高価で融通の利かなかったCTIシステムの問題点を解決します。

自分で導入・カスタマイズが出来る

Fullfree は業者に頼らず自分で導入出来ます。導入方法は「CTI 導入手順」をご覧下さい。

また、自分でシステムをフルカスタマイズすることも出来ます。Fullfree の名前の由来です。顧客管理、予約管理、問い合わせ管理など自由にカスタマイズして使えます。当然ながらインポート・エクスポート機能もあります。

ダウンロード No.1

Fullfree はCTIソフトとしてだけでなく、より利用者の多い顧客管理ソフトとしてもダウンロードNo.1の人気があります。月間の着信件数が100件を超える場合は上位版へのアップグレードが必要ですが、アップグレード価格はわずか 8,640 円(税込)です。

利用者が多いから安く出来るのか、安いから利用者が多いのかどちらとも言えますが、電話機を購入するくらい気軽にCTIシステムが利用出来ます。

※CTIシステムをご利用になるには、電話会社とナンバーディスプレイ契約が必要です。

CTIシステムの活用例

電話応対する様々な業種で活用できます。CTIシステムはリピーター客を大切にしたい場合に特に力を発揮します。

工務店にて

施工後、数年経ってからお客様からのお電話でも、どちらのヤマダさん? みたいな事がなくなります。電話番号に対応した顧客情報が着信と同時に表示されます。

会計事務所にて

電話を取る前にクライアント様が分かります。担当会計士を登録しておけばそれも表示出来るので、最初から担当者が電話に出れます。着信時に表示されるクライアント様の情報はクラウドに接続したすべてのパソコンで表示可能です。

タクシー会社にて

電話着信と共に登録したお客様の住所が表示されるので、毎回住所を聞かなくて済みます。住所をクリックすると地図を表示することも可能です。また、過去の着信回数も表示されるので常連かどうかもすぐ分かります。

美容院にて

お客様から指名があるまで美容師を毎回変えたい場合にも有効です。予約の電話があると自動的に顧客情報が表示され、過去の対応履歴が1クリックで確認出来ます。

歯科にて

前回の治療完了から期間が空いていても大丈夫です。電話着信と共に患者様の情報が表示出来ます。治療日や治療内容を記録しておくことで、すぐ患者様のことを思い出せます。

ネット通販にて

他システムと連携が出来るので、Gmail と連携して注文メールを Gmail に転送しておけば、お問い合わせの電話と共にそのお客様の注文履歴が表示出来ます。

複数顧客で電話番号の重複が可能

CTIシステムでは電話番号を元に顧客情報を検索します。そのため、電話番号は重複出来ないか、出来たとしても期待通りの顧客情報が開けるとは限りません。

ところが、電話番号が重複しているケースは意外と多いです。例えば、家族での登録があり、家族を区別したい場合は分かりやすいケースです。他には、既に顧客リストをお持ちでそれをCTIシステムで利用する場合も実際にやってみると電話番号が重複しているケースが往々にしてあります。

Fullfree では電話番号が重複する場合、見つかった顧客情報をすべてポップアップ表示出来ます。

電話番号が重複する場合のポップアップ表示

ポップアップはフルカスタマイズ出来るので、パソコンの画面サイズに応じて表示項目を自由にカスタマイズして下さい。

検索対象の電話番号はいくつでも指定可能

自宅の番号、会社の番号、FAX番号など電話番号の項目は自由に追加できます。そして、CTIで検索対象とする電話番号の項目はいくつでも指定可能です。

設定すれば一つのセルに複数の電話番号を入力することも出来るので、電話番号の項目は1つで扱う運用も可能です。この場合、扱う電話番号の種類が増えても項目を増やす必要がありません。

更に、仕入れ先リストや社員リストなど自由に追加して、顧客リスト以外の電話番号項目もCTIの検索対象に出来ます。

検索対象はいくつでもOK

電話着信があると指定したすべてのリストを串刺しで検索し、見つかったすべての情報をポップアップに表示します。CTIシステムとしては珍しく、Fullfree は高いカスタマイズ性を持っています。

クラウド対応 CTI

無料からの格安でクラウドにも対応し、複数台のパソコンでの同時利用も可能です。電話着信があると複数のパソコンに同時に着信ポップアップを表示出来ます。サーバー不要でインターネット接続環境があると簡単に導入出来ます。

クラウド対応

更に、ブラウザを使うクラウドサービスにはない特徴を持っています。

複数拠点・複数回線対応

クラウドで利用すると複数の拠点で顧客情報を共有し、着信ポップアップの表示は拠点や目的に応じてグループ化して使い分け出来ます。電話番号も回線数も制限はありません。無料からの格安でいくつでも扱えます。

顧客情報を共有

店舗毎に電話番号を割り当て、全店舗の注文を1カ所で受けて、各店舗と注文情報を共有するといった運用も可能です。注文業務が効率化出来ます。

注文の電話を集約

注文時に店舗の情報を自動的に入力することも出来るので、店舗毎の売上集計もスムーズに出来ます。エクセルと同じ計算式を使って計算項目もフルカスタマイズ出来ます。

CTI連携(既存システムでのCTI対応)

CTI連携は、WebシステムやAccessなどで作成された顧客管理を電話連動にする機能です。Fullfree と連携することで既存の顧客管理システムにCTIの機能を付加できます。

CTI連携

Access や Excel との連携は特に簡単です。VBAを数行書くだけで着信時の電話番号が取得可能です。VBAの他にVBやC#にも対応しています。

VBAが初めてという方のためにサンプルファイルも用意しました。Excelの場合は、電話が鳴ると対応する顧客の行を自動的に選択状態にします。

Webシステムの場合は、Webシステム側に検索機能があればもっと簡単です。Fullfree の設定だけで対応出来ます。→ 実際の例

自社製品を CTI に対応し、再販したい

Fullfree との連携だけでなく、再販用のモジュールも提供しています。xCTI では、わずかな工数で既存システムに CTI 機能を付加して再販が出来ます。

xCTI

NTTひかり電話の有効活用

NTT社のひかり電話では月100円で電話番号を追加でき、5つまで増やせますが電話口は2つしかありません。そこで、Fullfree を使ってどの番号への着信かをポップアップ表示すれば1台の電話機で5つの番号が使い分けできます。

着信ポップアップで電話番号を区別

「予約用」「採用用」「社内用」など電話番号に名前を付けてポップアップを表示出来ます。ポップアップの色分けも可能です。→ 使い方

CTIシステムと電話回線

同時に2人までの通話、電話番号は5種類までで済む場合は、電話回線はNTT社のひかり電話(オフィスタイプではない方)が最もオススメです。インターネットに+月500円で電話が使え、別途CTI用の機器が不要です。ナンバーディスプレイ契約は月400円です。

FullfreeだけでCTIシステムが利用できる電話回線(別途、機器不要)

ナンバーディスプレイアダプタを使うと利用できる電話回線

  • 家庭用の電話機(アナログの電話機)を使っている固定回線 → 接続方法
    (例:一般加入電話、ADSL、ISDN、au やソフトバンクなどのひかり電話、など)

※ナンバーディスプレイアダプタが必要です。CTIシステム簡単導入キットをご利用ください。
※家庭用の電話機が接続出来ればビジネスフォンでも利用出来ます。 → ビジネスフォンでのCTI

CTIシステムが利用できない場合

  • auの携帯電話
  • スマートフォン
  • SIP非対応で単体電話機(一般の家庭用電話機)が接続出来ないビジネスフォンやPBX

自動検出・自動設定

CTIシステムをはじめてお使いになる方でも安心です。自動検出機能があるので簡単にCTI機器の検出・設定が出来ます。

自動検出・自動設定

CTI機器をお持ちでなくても動作可能です。シミュレーション機能で着信動作のシミュレーションが出来ます。

→ 導入手順へ
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